Автоматизация входящих писем с документами

Перестаньте вручную разбирать входящие письма

DocsAction принимает письма с документами, распознаёт вложения, ведёт клиентов и реестр.

  • Экономия на ручной обработке писем
  • Минимизация ошибок при вводе данных
  • Меньше зависимости от конкретных сотрудников
  • Контроль и история по каждому клиенту
Калькулятор расходов Посмотреть, как это работает
EU-hosted infrastructure Без хранения оригиналов Ограниченный доступ

От входящего письма — к готовому результату

Письмо приходит → DocsAction анализирует письмо и вложения → проверка сотрудником → данные в реестре, файлы в папках, действия выполнены.

Письмо

Получение письма и его первый анализ

Детальный анализ

Распознавание, извлечение данных, определение клиента

Проверка

Сотрудник проверяет и подтверждает детальный анализ

Результат

Реестр, папки, черновик ответа и другие запланированные действия

0%

экономии времени на обработку писем

0×

быстрее оформление документов

0

пропущенных документов при полном учёте

Где ручная обработка писем обходится дороже всего

Аудит, бухгалтерия, юристы, страховые компании и другие компании с потоком входящих документов, где ручная обработка дорого обходится по времени, ошибкам и скорости.

Бухгалтерские бюро и налоговые консультанты

Десятки клиентов присылают документы каждый день. Счета-фактуры, банковские выписки, мед. и соц. документы, архивы с паролями. Каждый новый клиент добавляет ручной работы.

Аудиторские фирмы

Клиентские документы, выписки, счета, подтверждения — поток, где важны сроки, контроль и полнота. Каждая пропущенная бумага — риск.

Юристы, compliance, кредитные посредники

Паспорта, ID, договоры, доверенности, выписки. Документы разного качества от разных контрагентов. Нужна систематизация и история.

Страховые брокеры и отделы выплат

Полисы, заявления, фото, медицинские документы, счета. Большой объём, разные форматы, критичные сроки.

E-commerce, оптовики, поставщики

Инвойсы, накладные, возвраты, рекламации. Поток растёт вместе с бизнесом — ручная обработка начинает тормозить операционку.

Логистика и транспорт

CMR, POD, накладные, фото от водителей. Документы приходят со всех сторон — ручная раскладка и учёт не масштабируются.

Потери, которые не просчитать простым способом

Обработка писем зависит от конкретных людей

Если сотрудник заболел, ушёл в отпуск или уволился, нагрузка ложится на остальных. Новый человек работает медленнее и чаще ошибается. Период обучения может затянуться на недели.

При росте потока писем ручная обработка тормозит бизнес

Когда писем становится больше, обработка начинает задерживать учёт, реестры и работу команды. Каждый новый контрагент добавляет ручной работы.

Ошибки, которые не замечают

Файл попал не в ту папку. Данные занесены в реестр с опечаткой. Клиенту отправлен неправильный ответ. Дубль документа никто не заметил. Каждая такая ошибка стоит времени, а иногда — доверия клиента.

Нет контроля и истории

Когда обработка в головах сотрудников, а не в системе, нет способа проверить: обработано ли письмо, кто и когда это сделал, какие документы пришли от этого клиента за последний год. DocsAction фиксирует каждое действие.

DocsAction решает эти проблемы, помогая бизнесу развиваться.

Как DocsAction работает

Вход — письмо с документами. Выход — готовый реестр, файлы в папках, все запланированные действия выполнены.

DocsAction подключается к почтовому ящику и забирает входящие письма автоматически. Каждое письмо попадает в очередь обработки со статусом «Новое».

Работает с реальными документами, а не с идеальными PDF

Счета-фактуры, банковские выписки, подтверждения платежей, архивы — на разных языках и разного качества. Это не презентация, а реальный рабочий поток.

Счёт-фактура (Faktúra)

PDF, автоматически распознанные реквизиты

Банковская выписка

Výpis z účtu — структурированные данные из PDF

Подтверждение платежа

Potvrdenie o platbe — банковское подтверждение

Фото/скан с телефона

Неидеальное качество — система справляется

ZIP-архив с паролем

Архивы распаковываются, при пароле — запрос клиенту

Документ на иностранном языке

Мультиязычная обработка без ограничений

Мы настраиваем решение под Ваш процесс

Это не шаблонная программа «из коробки». Мы настраиваем типы документов, правила обработки, формат выгрузки и действия — под то, как работает именно Ваша компания.

Как выглядит реальный запуск

После знакомства с программой Вы описываете требования, которые должна выполнять система в Вашем процессе. Мы внедряем их.

  • Типы документов и правила их обработки
  • Проверки перед сохранением: дубли, обязательные поля, суммы и пр
  • Передача данных в бухгалтерию, CRM, ERP
  • Действия, которые нужно проводить с данными
  • Проверка информации на внешних сайтах и сервисах
  • Адаптация к новым контрагентам без переписывания системы

Итог: решение обрабатывает данные по Вашим правилам, а не по одному шаблону на всех.

  • Типы документов и поля

    Что извлекаем из документа и как это будет называться на выходе.

  • Правила обработки

    Дубли, обязательные поля, суммы, проверки и предупреждения оператору.

  • Формат выгрузки

    API, Excel, CSV, JSON или другой формат, который нужен Вашей системе.

  • Дальнейшие действия

    Черновики ответов, проверка на внешних сервисах, передача данных в другие системы.

Безопасность и обработка документов

EU-hosted infrastructure

Серверы в Германии

Без хранения оригиналов

Оригиналы файлов не сохраняются после обработки

Ограниченный доступ

Доступ к документам ограничен. Серверные настройки меняют только администраторы.

NDA по запросу

NDA / data handling terms — по запросу

Цена и окупаемость

Цена определяется индивидуально.

Стоимость разработки зависит от типа документов, сложности настройки их обработки, количества писем, правил и способа выгрузки данных.

Срок запуска зависит от Ваших требований и сложности процесса.

Важно не только «сколько стоит», а то, как сильно окупает ручной труд.

Что Вы получаете

  • Настроенную систему автоматизации вашего документооборота, полностью соответствующую Вашим потребностям
  • Возможность дорабатывать свою систему, по мере необходимости
  • Формат выгрузки и действия — как Вам нужно
  • Абонентское обслуживание
  • Размещение вашего проекта в интернете
  • Техническая поддержка
  • Возможность AI обработки данных без дополнительных настроек — все включено
  • Поддержка качества обработки документов

Стоимость зависит от количества и сложности обрабатываемых документов.

Следующий шаг

Получите бесплатную консультацию по автоматизации

Оставьте свой контакт. На встрече мы покажем Вам, какой объём ручной работы можно убрать и как это сделать.

  • Обсудим текущую ситуацию Вашего бизнеса
  • оценим экономию на Ваших цифрах
  • понятный план запуска без лишней бюрократии
Написать в Telegram Написать в WhatsApp

Оставьте имя и любой контакт. Примеры документов — по желанию.